Seznámení se zpracováním osobních údajů

Jsme společnost Služebna s.r.o., se sídlem na adrese Husitská 1120/10, Královo Pole, 612 00 Brno, IČO: 06937870, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 105225 (dále také „my“), a poskytujeme služby spojené s regenerací travních ploch – zejména fotbalových hřišť. Provozujeme webové stránky https://travnikyhirsch.cz/ (dále také jako „Webové stránky“), kde nás můžete kontaktovat a zaslat poptávku po využití našich služeb. A protože tak jako fotbalové hřiště, i GDPR má své hranice, rádi bychom Vás informovali o tom, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány transparentně a v mezích GDPR.

V tomto dokumentu se tak dozvíte jak zpracováváme Vaše osobní údaje, proč tak činíme, s kým osobní údaje sdílíme či jaká jsou Vaše práva.

Na Webových stránkách nedochází k ukládání souborů cookies.

A. Osobní údaje, které zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování našich služeb. Vaše osobní údaje získáváme především přes Webové stránky, prostřednictvím komunikace na e-mailu, případně v rámci domlouvání spolupráce při poskytování služeb. Pro přehlednost jsme zpracovávané osobní údaje rozdělili do následujících kategorií:

• Identifikační údaje, kterými jsou Vaše jméno a příjmení, popř. název organizace, kterou zastupujete. Tyto jsou využity pro Vaší identifikaci, když společně komunikujeme, případně když uzavíráme smluvní vztah.
• Kontaktní údaje, kterými je e-mailová adresa a telefonní číslo. Vaše e-mailová adresa je pro nás důležitá, neboť právě prostřednictvím e-mailu budeme společně komunikovat, bude Vám zaslána cenová nabídka, případně řešena navazující komunikace. Telefonní číslo budeme také využívat pro účely zajištění vzájemné komunikace.
• Fakturační údaje, kterými jsou platební údaje, číslo bankovního účtu, informace o odpovědné osobě a další osobní údaje, které zpracováváme za účelem vyúčtování našich služeb.
• Údaje ze smluvního vztahu, kterými jsou informace o průběhu plnění služeb, jako například dohodnuté datum poskytnutí služby, průběh poskytování služby, následné činnosti po poskytnutí služby.
• Údaje obsažené v komunikaci, tj. informace, které uvedete v kontaktním formuláři na Webových stránkách, v obsahu e-mailu, případně další informace, které si při vzájemné komunikaci vyměníme.

B. Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce osobních údajů pro níže uvedené účely zpracování, na základě zde uvedených právních základů, po omezenou dobu a jen ve zde popsaném rozsahu.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním našich služeb

B.1. Poskytování služeb a souvisejících informací

Osobní údaje primárně zpracováváme, abychom Vám mohli poskytnout naše služby a jednat s Vámi jako se zákazníkem. Součástí tohoto zpracování je využívání osobních údajů pro účely zaslání cenové nabídky, uzavření smlouvy a následné poskytnutí samotných služeb (komunikace k domlouvání termínů poskytnutí služby), další smluvní komunikace a fakturace za poskytnuté služby. V rámci tohoto účelu využíváme Vaše osobní údaje také pro účely předsmluvního vyjednávání, zjišťování podkladů apod.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační údaje, Údaje ze smluvního vztahu, Údaje obsažené v komunikaci.

Vaše osobní údaje získáváme prostřednictvím kontaktního formuláře na Webových stránkách, případně prostřednictvím navázání spolupráce telefonicky, nebo osobně při jednání s Vámi.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a námi a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy, nebo v případě, kdy nejste přímo stranou této smlouvy (pokud jste např. zaměstnanci zákazníka), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovány po dobu uzavřené smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy, nebo do uplynutí 3 let od získání údajů, pokud k uzavření smlouvy nedošlo (a to pro případy, že by následně došlo k obnovení možné spolupráce).

B.2. Ochrana našich práv a právních zájmů

Naše služby zakládáme na profesionalitě a preciznosti. Nikdy však nemůžeme vyloučit, že dojde k neshodám, či reklamacím. V takovém případě můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem ochrany našich práv a právních zájmů. Zejména v souvislosti s jednáním u soudních orgánů a jiných orgánů veřejné moci, případně v souvislosti s interním vyřízením Vašich nároků.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační údaje, Údaje ze smluvního vztahu, Údaje obsažené v komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 10 let od ukončení uzavřené smlouvy (popř. v případě zahájení sporu i déle), nebo po dobu 5 let od sběru osobních údajů, pokud k uzavření smlouvy nedošlo.

B.3. Plnění právních povinností

Můžeme také zpracovávat Vaše osobní údaje, abychom splnili právní naše právní povinnosti, zejména v oblasti účetní a daňové. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační údaje, Údaje ze smluvního vztahu, Údaje obsažené v komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy, například v oblasti daní až po dobu 10 let.

B.4. Zasílání obchodních sdělení

Vaše osobní údaje můžeme také využívat k tomu, abychom Vám zasílali nabídky našich služeb a další obchodní sdělení. K těmto obchodním sdělením se můžete přihlásit prostřednictvím samostatného pop-up okna na Webových stránkách, případně prostřednictvím našeho kontaktního formuláře (klikem na souhlas se zasíláním obchodních sdělení).

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje (pokud je známe) a Kontaktní údaje.

Právním základem pro toto zpracování je Váš udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení, který jste udělili odesláním e-mailu přes pop-up okno, či v kontaktním formuláři. V případě, že jste našim zákazníkem, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá v přímém marketingu. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud nám zasílání obchodních sdělení neodmítnete, což můžete učinit v každém jednotlivém e-mailu.

C. Sdílení osobních údajů

Výše uvedené osobní údaje zpracováváme jako tzv. správci osobních údajů. Tedy určujeme účely a prostředky zpracování. To my jsme se rozhodli, jaké osobní údaje po Vás budeme vyžadovat v kontaktním formuláři na Webových stránkách, či jaké osobní údaje budeme zpracovávám v souvislosti s poskytováním služeb.

Může se však stát, že budeme pro zpracování osobních údajů využívat také třetích stran, které nám pomáhají poskytovat naše služby. Tyto třetí strany vystupují jako naši zpracovatelé osobních údajů. Konkrétně se jedná o:

• poskytovatele systému, který zajišťuje rozesílku e-mailů a obchodních sdělení;
• poskytovatele CRM systému;
• poskytovatele systému pro vystavování účetních dokladů;
• externí účetní;
• poskytovatele cloudového úložiště a infrastruktury.

Vedle tohoto můžeme v rámci účelu „Plnění právních povinností“ sdílet Vaše osobní údaje s určitými třetími stranami v postavení správců údajů, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány správy, policejní orgány a soudní orgány). Stejně tak můžeme být povinni sdílet Vaše údaje s osobami, které namítají, že byly poškozeny Vaším jednáním.

Pokud sdílíme Vaše osobní údaji se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).

D. Vaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva uvedená v následujících odstavcích. Máte právo (i) požadovat přístup k Vašim osobním údajům; (ii) odvolat Váš souhlas; (iii) požadovat opravu Vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz Vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod. se můžete obracet na adresu info@travnikyhirsch.cz.

Vaše žádost bude zpracována bez zbytečného odkladu, nanejvýše do ve lhůtě 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. Vždy Vás samozřejmě informujeme o jakémkoli takovém prodloužení a jeho důvodu.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.

D.1. Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli.

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).

Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

D.2. Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.

D.3. Právo na opravu

Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

D.4. Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
• odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
• vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu;
• osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy.

Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

D.5. Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

• popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
• zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují.

D.6. Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

D.7. Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.

E. Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u naší společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. Změny těchto informací o zpracování

Tyto informace o zpracování jsou účinné od 16. 6. 2023. Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Jakékoli změny tohoto dokumentu zveřejníme na našem webu.